[МУЗЫКА] [МУЗЫКА] [МУЗЫКА] На этой неделе рассмотрим такие ключевые инструменты для любого аналитика, как агрегирование данных, фильтрация и сортировка. Начнем с агрегирования данных. Предположим, нам по таблице, которая представлена сейчас на экране, — она совершенно понятна по своему содержанию, — нужно получить следующий отчет. Вот он у меня сделан на экране в листочке «Образец». Мне нужно получить итоговые суммы по выручке для каждого товара. Раньше мы обсуждали, как это сделать с помощью функции СУММЕСЛИ. В принципе, для получения такого отчета существует совершенно замечательный инструмент, который называется «Сводные таблицы». Я сейчас быстро сделаю отчет, похожий на образец, а потом объясню, что же там произойдет. Итак, единственное, что прежде чем запускать этот инструмент «Сводные таблицы», обязательно нужно обратить внимание на то, как таблица организована. Здесь нужно соблюдать те правила, которые мы обсуждали в начале нашего курса. Все заголовки должны быть уникальными, они не должны содержать объединенных ячеек, и не должно быть объединенных ячеек в самой таблице. Если у вас есть какой-то товар, то он должен повторяться столько раз, сколько соответствующих цифр для него в таблице существует. Итак, запускаем сводную таблицу. Обязательно важно, чтобы курсор стоял в одной, причем в любой, клетке таблицы. Тогда после запуска инструмента «Сводные таблицы» мы видим, что диапазон с данными, включая заголовки столбцов, выделился автоматически. Как правило, профессионалы помещают сводную таблицу на новый лист. И нажимаем ОК. И поскольку нам нужно получить итоговые суммы выручки для каждого товара, я поставлю «Продукцию» в строчку, а «Выручку» поставила в итоговые значения. Сейчас немножко попозже я объясню, что произошло. А сейчас давайте просто проконтролируем, как выглядит результат. Результат выглядит практически идеально, за исключением названия заголовков столбцов, которые мы тоже сейчас чуть попозже откорректируем. Итак, что же произошло? А произошло следующее: поскольку в образце я увидела, что название товаров с соответствующими итоговыми суммами формируют из себя строчки, то я поставила в появившемся конструкторе сводных таблиц название товара в это поле, которое называется «Строки», а ту величину, которую мне нужно агрегировать, то есть мне в итоге получить сумму по выручке, я поставила вот в этот фрагмент окна, который называется «Итоговые значения». Волшебным образом слово «выручка» превратилось в сумму по выручке, и соответственно возникает вопрос, а почему сумма? Можно ли что-нибудь другое здесь получить, кроме суммы? И ответ — можно, только не все сразу. И, собственно, отчет получился такой, какой нам и нужен был. Единственное, все равно хочется понять, а что там внутри произошло, почему, какой механизм построения этой сводной таблицы. Механизм следующий: когда мы ставим, например, название столбца с названиями товаров, вот «Продукция» поставила в поле «Строки», то происходит виртуальная группировка строчек с одинаковыми названиями товаров. Поэтому и критично, чтобы товары назывались одинаково. То есть строчки, я вот сейчас их выделю цветом, с одинаковыми названиями товаров — я вот только два товара выделю разным цветом — сформировали группу, и в каждой группе была посчитана сумма. Вот у меня получилось первое значение, и давайте сосчитаем второе значение. Давайте проверим. Итак, значения по итоговой выручке товара под названием «Бакалея» — это итоговая выручка под названием «Молоко». На мой взгляд, вот такое объяснение делает прозрачным механизм, который скрыт в инструменте «Сводные таблицы». Двигаемся дальше. А как понять, какую сводную таблицу нужно делать на практике? Любой аналитик оказывается в двух ситуациях. Первая ситуация: перед ним есть какой-то образец. Вот, например, такой. И нужно угадать тогда структуру сводной таблицы, то есть угадать, как выглядит конструктор, для того чтобы отчет соответствовал образцу. И вторая ситуация, когда отчет итоговый делается на вкус аналитика. Как всегда, эта ситуация более простая, но тем не менее все равно возникает вопрос, а какого еще вида отчеты позволяют делать сводные таблицы. Давайте рассмотрим. Предположим, нам нужно получить более детальную информацию. Предположим, получить итоговые суммы по выручке по каждому товару, зафиксированные каждым продавцом. Это означает, что мы можем подключить еще второй признак группировки, например, продавца, и можно его поставить, например, под первым заголовком, под первым полем продукции. Вот получился такой отчет, в котором мы, например, видим, что сумма итоговой выручки по молоку складывается из двух значений: 10200 и 4567. Такой отчет достаточно компактный, на мой взгляд, очень удобный, но практика или образцы отчетов, которые фигурируют в различных формах документов, очень часто требуют, например, перекрестного отчета. Я имею в виду, вот такого. И у нас есть такая возможность: мы можем поставить поле «Продавец», здесь называется эта часть окна «Колонны», но это не очень аккуратный перевод, всегда это называлось «Столбец». И мы получаем такую таблицу, в которой на пересечении строчки и столбца находится то же самое значение, которое было и в предыдущем столбце, только немного в другом дизайне. И наверное, сейчас самое время переименовать заголовки столбцов, для того чтобы полученный отчет, полученная сводная таблица была более комфортна для восприятия, если вы будете показывать ее своему руководителю или своим коллегам. Это можно сделать в любой момент, необязательно в начале работы со сводной таблицей. Но, как правило, опытные пользователи делают это уже в самом конце, когда распечатывают, например, такой отчет. Сейчас я сделаю это. Первый столбец я назову «Товары», а второй столбец назову «Итоговая выручка». То есть поскольку я написала это два раза, второе слово уберу. Я проиллюстрировала возможность сводных таблиц по редактированию заголовков, что, конечно, необходимо, потому что служебные имена не очень привычны, не очень комфортны для восприятия, особенно теми, кто не очень опытен в работе с электронными таблицами. Отчеты какой структуры можно еще делать с помощью вот этого удобного инструмента сводных таблиц? Если у вас есть еще столбец с данными, в котором есть повторяющиеся значения, соответственно, возможна группировка по этим признакам, то можно в соответствующее поле поставить фильтр отчета. Что это такое? Давайте попробуем поставить в поле «Район» фильтр отчета, вот он здесь так выглядит. И что мы получим? У нас появится возможность из выпадающего списка выбирать те районы, которые в данный момент интересуют руководителя. Предположим, я выберу Восточный район. Нажимаю ОК, и у меня на экране осталась информация только по Восточному району. Это инструмент, очень похожий на обычный автофильтр, которым все пользуются. Вот я выбираю другой район — информация обновилась. Неожиданной для многих оказывается реакция пересчета общего итога на отфильтрованные значения. Но это правильно. Получается, что мы, фильтруя и оставляя на экране только значения, связанные в данной ситуации только с одним районом, мы получаем законченный итоговый корректный отчет. И последнее, что хочется сказать про создание сводных таблиц, про инструменты создания именно таких аналитических отчетов, это какие еще функции, кроме суммирования, можно подключать для создания аналитических отчетов, в первую очередь актуальных для экономических данных. Для удобства восприятия я уберу сейчас продавца и оставлю такую маленькую табличку, в которой будут отражены данные по всем районам. Итак, у нас сейчас посчитана суммарная выручка, и я сделаю, на первый взгляд, неожиданную вещь. Я поставлю выручку второй раз в итоговые значения. Мы получили два столбца с одинаковыми итогами, но я хочу второй столбец перенастроить на другие вычисления. Для этого, щелкнув на слове «Сумма» и выбрав команду «Параметры полей и значений», я вижу, что в появившемся окне у меня есть возможность выбрать любую функцию из предложенных. Здесь, в общем-то, представлен полный спектр агрегирующих функций. Естественно, нужно выбирать то, что здесь уместно. Для этой задачи, на мой взгляд, самое полезное — это выбрать процент, например, от суммы по столбцу. Вот такая красота у нас получилась. Единственное, что нужно переименовать этот столбец. Я назову «Процент»... Предположим, «Процент выручки». [БЕЗ_ЗВУКА] И вот у нас получилась такая таблица, такой аналитический отчет. Это итоговое значение, а это процент от выручки, то есть от общего итога. Мы видим, что в принципе достаточно большой набор функций можно настроить для любого аналитического отчета и некоторые из них мы рассмотрим дальше на других примерах.
