[МУЗЫКА] [МУЗЫКА] Обсудив возможности по созданию сводных таблиц, теперь необходимо обсудить, как же ими можно управлять. Прежде всего, сводные таблицы позволяют получать детали по любой итоговой цифре. Что имеется ввиду? Если руководитель решил узнать, а почему или из каких составляющих складывается любая из цифр сводной таблицы, например вот это значение 14,87 % или величина 28 611 рублей, то детализация полученного итога не требует обращения к исходнику и какого-то фильтра. Есть такая нечасто используемая пользователями возможность, как детализация конкретного итога. Двойной щелчок на любой цифре приводит вот к такому не всегда понятному для пользователя результата. А реально произошло следующее: на новый вставленный лист из исходной таблицы скопировались таблицы, все строчки, которые в сумме дали тот результат, на который мы два раза щелкнули. Это абсолютно удивительная возможность, она экономит очень много времени при обсуждении деталей, при обсуждении каких-то нюансов любого аналитического отчета. Единственное, что эта возможность кроет очень серьезную опасность. Если вы послали, предположим, контрагенту такую сводную таблицу, или коллеге, которому не хотите проявлять некоторые детали, то нужно об этом позаботиться, чтобы такие детали, например, контрагент не увидел. Что я имею в виду? Я имею в виду, что двойной щелчок на итоговой выручке в итоге на отдельном, вновь вставленном листе создаст нам таблицу с исходными данными. И любой человек, получивший сводную таблицу, сделанную по некоторому исходному файлу, получит информацию об этом исходном файле. О том, что не все аналитики, не все пользователи об этом знают — это совершенно точно. Один раз на занятии из 20 человек 6 человек после вот этого маленького рассказа выбежали в коридор с мобильными телефонами, спасая корпоративные данные своей компании, и вернулось только трое на занятие. Я верну сейчас внешний вид сводной таблицу вот к такому виду, который у нас уже был на экране. И хочу обратить внимание, что не всех пользователей устраивает вот такой вид аналитического отчета. Какая здесь есть совершенно очевидная проблема? Логика Excel предполагает, чтобы столбцы находились, в любом столбце находились однородные по содержанию данные, а у нас получилось, что в одном столбце A находятся как товары, так и продавцы, которые эти товары продавали. Существует возможность настроить так называемый классический вид сводной таблицы. Это тот макет или тот вид сводной таблицы, который был в старых версиях Microsoft Excel, но для многих пользователей он тем не менее очень удобен или просто необходим жизненно, потому что так выглядит форма документов, в соответствии с которым или для которого делается отчет. Как его получить, вот этот классический вид сводной таблицы? Правая кнопка мыши позволяет нам в контекстном меню выбрать команду «Параметры сводной таблицы», и на закладке «Вывод» мы можем поставить, выбрать опцию «Классический макет сводной таблицы». И тогда у нас получится классическая с точки зрения организации данных сводная таблица. Если не нравится пользователю вот эти итоговые строчки, промежуточные итоги, то они достаточно легко удаляются — например, можно двойным щелчком вызвать меню, двойным щелчком на заголовке столбца вызвать меню «Параметры поля» и попросить не создавать автоматические промежуточные итоге. И тогда таблица становится более управляемой для дальнейших каких-то действий аналитика. Обратим внимание еще на одну возможность сводных таблиц — это организация фильтров по столбцам. Она совершенно понятна и логична: в выпадающем меню можно выбрать только тех продавцов, отчет по которым вы хотите получить на экране. Это несложная вещь, но обсудить ее один раз нужно. Я сейчас верну всех продавцов на экран, и хочу показать еще одну очень важную и полезную вещь — это обновление сводной таблицы. Стандартный вопрос, который задают пользователи, не знакомые с деталями работы сводных таблиц при таком показе — это такой вопрос: а как реагирует сводная таблица, если исходные данные обновляются, изменяются? Давайте попробуем. Сделаем такое изменение: предположим, мы увеличим выручку, добавим два нуля, для того чтобы заметно было изменение в сводной таблице. Давайте заметим: Бакалея в Южном районе. И вернемся на сводную таблицу, и видим, что никаких изменений по числам у нас, по результатам не произошло. Обновления по умолчанию так настроены в сводной таблице Microsoft Excel, происходят отдельным движением — в контекстном меню нужно выбрать команду «Обновить». Сейчас заметны изменения в строчке с итогами по бакалее. Можно ли настроить сводную таблицу на автоматическое обновление аналитического отчета как реакцию на изменение данных в исходном файле? Можно. Но мой опыт консультирования пользователей разных компаний говорит о том, что, как правило, в компаниях такое автоматическое обновление не требуется — это именно ответственность аналитика обновить аналитический отчет вручную, например, потому что по одному и тому же исходному файлу, по одной и той же исходной табличке может быть построено несколько аналитических отчетов, несколько сводных таблиц, например, на разных листах. И какие-то, предположим, сводные таблицы хранят информацию за определенный период, а новые периоды должны появиться уже в следующей таблице. То есть обновлять каждую сводную таблицу нужно вручную. Единственный следующий момент требует здесь обсуждения. Вот такое изменение конкретной ячейки с конкретным числом — это все-таки достаточно редкая ситуация. Как правило, сводные таблицы строятся по таблицам, по исходным таблицам, в которых добавляются новые строки. И если я сейчас добавлю еще одну строчку специально для того, чтобы было понятно и наглядно изменение, и легко было отследить, появилось оно или нет, я введу новый товар с названием, предположим, яблоки. Конечно, была бы идеальная ситуация, если бы сводная таблица при обновлении обновилась и появилась бы новая строчка с яблоками. Такой строчки не появилось. Как с этим справиться? Как организовать сводную таблицу, реагирующую на добавление новых строчек. Тут ровно два способа. Первый способ: или с помощью формул формировать динамический диапазон, который автоматически впитывает новые строчки — это сочетание функций СМЕЩ и СЧЁТЗ. Или же исходный диапазон — организовать как умную таблицу, которая автоматически впитывает новые строки. Сейчас самое время все-таки рассказать, что такое умные таблица и как они работают. Выделяем таблицу и выполняем команду «Вставка», «Таблица». Контролируем диапазон, которому будет присвоено имя. Нажимаем OK, и вот в левом верхнем углу давайте сразу присвоим табличке какое-то семантически адекватное имя, например «Продажи». И снова построим сводную таблицу — «Вставка», «Сводная таблица». Мы видим, что имя автоматически подцепилось в диалоговое окно. Нажимаем OK. По-прежнему сделаем простой отчет «Продукция»-«Выручка». И вопрос следующий: если у меня добавится еще одна строчка — давайте предположим для наглядности, я еще добавлю один товар, который назову «Груши», — добавится в исходную таблицу. Появятся ли теперь данные по продаже груш в новом аналитическом отчете? Правая кнопка мыши, «Обновить» — и новый товар у нас появился в аналитическом отчете. Специфика умных таблиц в том, что они «впитывают» новые строки, работают как динамические диапазоны. И, соответственно, сводные таблицы, обновляясь «впитывают» итоговые значения по группам новых записей.
